LOGISTICA EN BODEGAS ALMACENES Y CENTROS DE DISTRIBUCION.

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INTRODUCIÓN

La razón de ser del almacén, estriba en un hecho: el hombre debe guardar aquello que produce, para consumirlo con cierta dosificación. Y esta es precisamente la razón última (o primera), de la existencia de los almacenes. El hombre produce bienes en un lugar determinado en el tiempo, pero precisa consumirlos con regularidad, todos los días.

La necesidad de mejorar la productividad viene del mundo de la competencia entre las empresas. Cuando un mercado permanece estable, éstas pueden sobrevivir sin manejar sus activos con eficiencia, es decir, pueden malgastar recursos o subutilizarlos, ya que hay pocos competidores que ofrecen mejores productos a precios accesibles a los clientes. La creciente inestabilidad nacional e internacional de los mercados, además del creciente número de empresas transaccionales que se abren paso en los mercados internos y externos, de la cual Colombia no es una excepción, también constituye oportunidad y amenaza para las empresas, que deben ser obligatoriamente más productivas para mantenerse competitivas.

En el estudio de la administración moderna el almacén es un medio para lograr economías potenciales y aumentar utilidades de la empresa.

El manejo de inventarios ha llegado a la cumbre de los problemas de la administración de empresas debido a que es un componente fundamental de la productividad. En mercados altamente competitivos, ellas trabajan con inventarios cada vez más bajos y con niveles de servicios cada vez más altos.

El objetivo de este estudio es evaluar los aspectos básicos a considerar para desarrollar una adecuada  logística de almacenamiento; como resultado del diplomado, el alumno deberá construir su propia estrategia de logística incorporando todos los elementos de indicadores de desempeño, almacenamiento, diseño de bodegas, manejo de inventarios, suministros, organización del transporte, requerimientos de infra estructura física, manejo de tecnología  de punta. Debe entender la importancia crucial que esto representa en la cultura corporativa de la empresa y su búsqueda de la excelencia y ser más competitivos dentro del mercado, tanto nacional como internacional. Identificar y evaluar las mejores prácticas de operación logística en centros de distribución, bodegas y almacenes, y brindar pautas para su adaptación a las empresas participantes.

Establecer los mecanismos para el control y la reducción de costos en las operaciones de recepción, almacenamiento y despachos de productos, transporte y distribución.

Optimizar la operación y el manejo de los recursos de espacio, personal, material y equipos, y contrarrestar los costos ocultos que se presentan frecuentemente en los centros de distribución y bodegas.

Brindar pautas  para la implementación del concepto de almacenamiento de clase mundial.

Aplicar métodos prácticos  que contribuyan a mejorar la planeación de las actividades, claves de recibo, almacenamiento, aislamiento, y despachos a los consumidores finales.

Para ello, desarrollaremos varios aspectos básicos en el proceso de almacenamiento como son: funciones, clasificaciones, principios, sistema de gestión de almacén, áreas involucradas, importancia, y también lo referente a inventario, su importancia empresarial, terminando con subcontratación.

Las empresas en estos tiempos modernos, están acondicionándose para ser competitivas, eficientes y abiertas a cambios que ayuden a optimizar los sistemas de gestión (almacenamiento e inventarios); es vital para el buen funcionamiento de los almacenes a corto, mediano y largo plazo.

El presente  Diplomado, describe las definiciones de términos en gestión logística de procesos operativos; evalúa todo lo concerniente a  almacenamiento,  sistemas  y equipos  y manejo  de  materiales; se estudia la gestión de inventarios  e indicadores de gestión y define y explica el sistema de outsourcing.

DEFINICIONES DE TÉRMINOS

Para poder comprender los temas a continuación se indica la terminología básica relacionada con los mismos:

Artículo: equivale a referencia. Es la menor unidad física depositada en un almacén.

Fefo: del  inglés, first expired, first out, primero en caducar, primero en salir. Utilizado en la industria farmacéutica.

Fifo: del inglés, first in, first  out, primero en entrar, primero en salir.

Gestión de Almacén: Concierne todo lo relativo a los flujos físicos de artículos: direcciones físicas de almacenamiento y preparación de pedidos.

Gestión de Stock: la gestión de la existencia define lo que debe estar almacenado y lo valora.

LOGÍSTICA

Concepto amplio aplicado a todas las fases de distribución de los productos, incluyendo los eslabones de la cadena de distribución, requeridos para hacer llegar el producto hasta el cliente final. La logística (término de origen) se encarga de optimizar y gestiona integral y económicamente las actividades de apoyo a una estrategia organizacional centrada, en los procesos  de abastecimiento, traslado, almacenamiento, conservación y distribución efectiva, siguiendo reglas y políticas en cumplimiento y desarrollo del objetivo corporativo, asegurar que los productos vayan bien transportados, calcular tiempos de espera y descarga, manejo y control de almacenamiento. El objetivo final de la logística es disminuir los niveles de inventario y optimizar el funcionamiento de toda la cadena de distribución.

Cadena de Suministro: movimiento de materiales, fondos e información relacionada a través del proceso logística, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega de productos terminados al usuario final.

Maquila: proceso por el cual ingresan las mercancías al país con el objeto de que sólo se le incorpore el valor agregado correspondiente a la mano de obra.

Mercancías: bienes que pueden ser objeto de regímenes, operaciones y destinos aduaneros.

Mercancía nacional: la producida o manufacturada en el país con materias primas nacionales o nacionalizadas.

Muestras: son aquellas mercancías que únicamente tienen por finalidad demostrar sus características y que carecen de valor comercial por sí mismas.

Manejo de inventario: el proceso de asegurar la disponibilidad de los productos a través de actividades de administración de inventario como planeación, posicionamiento de stock y supervisión de la edad del producto.

Outsourcing: subcontratación de funciones comerciales o procesos como servicios logísticos o de transportación a una empresa externa, en lugar de hacerlos internamente.

Pick/Pack (Picking): proceso de escoger el producto de inventario y empacar en recipientes de embarque.

Inventario: operación que permite conocer exactamente el número de artículos que hay en el almacén. Además, esta operación puede determinar los emplazamientos de los artículos.

Costo de capital: Valor de mantener un peso de capital invertido por cierto período de tiempo, normalmente un año. Este costo es habitualmente expresado en porcentaje y puede ser basado en factores tales como el promedio del beneficio esperado en inversiones alternativas y la actual tasa de interés bancaria para préstamos.

Costo de mercancías vendidas: Clasificación contable, útil para determinar la cantidad de materiales directos, labor directa y sobre costos asignados, asociados con los productos vendidos durante un período de tiempo dado.

Costo de ventas: Total asignado a unidades de productos terminados que son entregados a clientes durante un período específico.

Reducción de costos: Acción de mermar al reducir el costo de las mercancías o servicios, asegurando un precio más bajo, al aminorar, por ejemplo el valor de mano de obra. En la disminución de costos, el artículo usualmente no es cambiado, pero si se modifican las circunstancias.

Plan: Es un predeterminado curso de acción, de acuerdo con un ritmo de tiempo específico, que representa una respuesta proyectada a un entorno anticipado, y llevar a cabo un grupo específico de objetivos.

Productividad: Medida general de la capacidad para manufacturar – elaborar un artículo o servicio. Es la real producción comparada con la real entrada de recursos.

GANANCIA

1. Beneficios brutos provenientes de un negocio en marcha, después de que los costos directos de las mercancías vendidas han sido deducidas de las entradas de las ventas por un período dado.

2. Beneficios netos o ingresos después de sustraer los ingresos y gastos misceláneos.

Regalías por patente, intereses, ganancias de capital) e impuestos de las ganancias

operacionales.

3. Beneficios operacionales o ingresos después que todos los gastos (venta, administración y depreciación) han sido deducidos de las ganancias brutas.

Orden de compra general: Compromiso adquirido a largo plazo por un proveedor, por medio del cual hará entregas a corto plazo para satisfacer requerimientos. A menudo este tipo de órdenes cubre sólo un artículo con fechas de entrega predeterminadas.

Proveedor:

1) Es quien suministra bienes o servicios. Es sinónimo de vendedor.

2) Persona u compañía con quien el comprador hace negocios.

Cuello de botella: Una actividad, función, departamento o recurso, cuya capacidad es menor que la demanda puesta en él; por ejemplo una máquina cuello de botella existe donde los  trabajos son procesados a una velocidad más lenta de lo que se demanda de ellos.

Plan  maestro: A menudo, es el título del empleo de una persona encargada de controlar, establecer, revisar y mantener un programa maestro para artículos seleccionados.

Preferiblemente, la persona debe tener conocimientos sobre productos importantes, planta, proceso y mercado, ya que las consecuencias de sus acciones, tienen frecuentemente un gran impacto en el servicio al cliente, el material, y la planificación de la capacidad.

Inventario activo: Las materias primas, palabra en proceso, y productos terminados que serán usados o vendidos entre un tiempo dado.

           

Inventario disponible: Es el balance del inventario menos las asignaciones, reservaciones, órdenes retrasadas y usualmente cantidades mantenidas para hacer frente a posibles problemas de calidad. A menudo es llamado balance disponible inicial.

Costo de manejo: Es definido como un porcentaje del valor en pesos de inventario por unidad de tiempo (generalmente un año). El costo acarreado depende principalmente del costo de capital invertido e igualmente de los costos de mantener el inventario como impuestos y seguros, obsolescencia, deterioro y espacio ocupado.

Ciclo de existencias: Uno de los principales componentes conceptuales de cualquier inventario de artículos. El ciclo de existencias es el componente más activo, es decir, reducido gradualmente a medida que las órdenes de los clientes son recibidas y que se repone cíclicamente.

Inventario final: Declaración de cantidades disponibles o valor en dinero de una unidad mantenedora de existencias (SKU) al final de un período; a menudo es determinada por el inventario físico.

Control de inventario: Actividades y técnicas para mantener los niveles deseados de inventarios ya sean materias primas, artículos en proceso o productos terminados.

Política de inventarios:  Una declaración de los objetivos de la compañía y el enfoque para controlar los inventarios.

Rotación de inventario: Número de veces que un inventario hace ciclos o gira durante un año. Un método frecuentemente usado para computar la rotación es dividir el costo anual.

Reabastecimiento:  Relocalización del material desde una área de almacenaje a granel hacia un área con órdenes recogidas, y documentación de aquella.

Stock de seguridad: Generalmente es una cantidad de mercancía planeada para situar en inventario y protegerlo contra fluctuaciones en la demanda o en el suministro.

PASILLO (CORREDOR)

(1)Espacio destinado para acomodar el movimiento de personas, materiales y/o equipos.

(2)Espacio entre los compartimentos del almacenamiento, en los que operan máquinas

    RS (Sistemas de Recuperación).

Surtir: Actividad de mezclar artículos en las variedades requerida por clientes y usuarios finales. Usualmente realizada con facilidad en un centro de distribución.

Almacenaje a granel: Almacenaje a gran escala para materias primas, intermedias, o productos terminados. Cada recipiente normalmente contiene una mezcla de lotes y materiales que pueden ser repuestos o retirados para ser usados o empacados simultáneamente.

Container / contenedor: Caja o estructura construida especialmente para movilizar carga y que tiene un carácter reutilizable. En ella se pueden empacar mercancías para ser transportadas de punto a punto como una unidad.

Devoluciones: Mercancía retornada por el cliente para que se acredite a su favor.

Reingeniería de procesos de negocios: Reconsideración fundamental y rediseño radical, para lograr efectivas mejoras organizacionales.